Agendamento online
O agendamento online é uma página pública com o seu link, onde o cliente escolhe um serviço, uma data e um horário livre e faz a reserva sozinho — sem você precisar responder mensagem por mensagem.
As reservas recebidas aparecem na aba Agendamento e também no seu calendário, no tipo de evento Agendamentos. Se você tiver o Google Calendar conectado, elas sincronizam automaticamente.
O agendamento online já vem incluso em todos os planos, inclusive durante o teste grátis: não há nada para ativar e não existe limite de reservas por mês. A aba Agendamento da Agenda aparece para todo mundo, e você liga ou desliga a sua página pública em Agenda › Agendamento › Configurações › Geral › Agendamento ativo. A página só fica no ar enquanto o seu plano da Mekan estiver ativo: se o teste grátis expirar ou a assinatura for cancelada, o link sai do ar até você reativar o plano.
Onde configurar
- Acesse Agenda no menu lateral
- Abra a aba Agendamento
- Clique em Configurações. A janela Configurações de Agendamento tem as abas:
- Geral — ligue Agendamento ativo e defina o Modo de confirmação: Automática (pagamento via Asaas), em que o agendamento é confirmado sozinho e a cobrança é gerada pelo Asaas, ou Manual, em que você confirma ou recusa cada pedido. Aqui também ficam a Antecedência mínima (horas), a Antecedência máxima (dias), Exigir CPF/CNPJ, Exigir e-mail, o Endereço padrão, o Telefone de contato e o WhatsApp do fotógrafo
- Disponibilidade — os dias da semana e os horários em que você atende
- Bloqueios — datas ou faixas de horário em que ninguém pode agendar (com Motivo). A opção Trabalhos e contratos bloqueiam horários faz seus trabalhos já marcados ocuparem a agenda pública
- Serviços — os serviços oferecidos na página (veja abaixo)
- Automações — por serviço, Criar contrato automaticamente (normal ou a partir de um pacote) e/ou Criar oportunidade automaticamente quando chega uma reserva
- Personalização — Título da página, Descrição, Cor primária, quais contatos exibir (telefone, e-mail, endereço) e links de Instagram, Facebook e Website
Os lembretes por e-mail e WhatsApp (ao cliente e a você) não ficam nessa janela: eles estão em Configurações → Lembretes, na categoria Agendamento online (cada envio por WhatsApp consome 1 crédito).
Criar um serviço
Cada serviço é uma opção que o cliente vê na sua página. Ao criar ou editar um serviço, você define:
- Tipo do serviço — Contínuo (sempre disponível) ou Campanha (só entre a Data de início e a Data de término, ideal para minissessões sazonais). As antecedências mínima e máxima valem para os serviços contínuos
- Nome e Descrição
- Evento online — para atendimentos sem endereço físico; se não for online, informe o Local (em branco, usa o endereço padrão)
- Duração — quanto tempo o horário ocupa
- Vagas por horário — quantos clientes podem agendar o mesmo horário. Deixe 1 para atendimento individual, ou aumente (2, 3, …) quando vários clientes puderem ser atendidos no mesmo horário (ensaios em grupo, minissessões, eventos). O horário só deixa de aparecer quando o número de reservas atinge o limite que você definiu.
- Intervalo entre agendamentos (min) — tempo de descanso entre um horário e outro
- Horários fixos pela duração (sem sobreposição) — gera horários sequenciais do tamanho da duração (ex.: 30 min → 09:00, 09:30, 10:00…)
- Preço — escolha Valor padrão (digite o preço) ou Usar pacote (o valor vem da receita total do pacote escolhido; use Sobrescrever valor se quiser outro). Marque Não cobrar por este serviço para serviços gratuitos
- Exigir pagamento — o cliente paga para confirmar a reserva. Em Tipo de cobrança, escolha Valor total ou Sinal (em valor fixo ou porcentagem). A cobrança é gerada pelo Asaas — sem a integração configurada, a aba mostra um aviso com o atalho Configurar integração
- Usar disponibilidade padrão — desative para definir horários específicos para aquele serviço
Compartilhar o link
Na aba Agendamento, clique em Links para abrir Links de Agendamento: há um link com Todos os serviços e um link para cada serviço. Copie e envie ao cliente (WhatsApp, Instagram, site). Ele escolhe serviço, data e horário e preenche os próprios dados.
Quando um cliente agenda
- A reserva entra na aba Agendamento e aparece na Agenda como um evento do tipo Agendamentos
- Se o Google Calendar estiver conectado, o evento é criado lá também
- Conforme o modo de confirmação, a reserva pode já entrar Confirmado ou ficar Pendente aguardando a sua confirmação
- Se o serviço exigir pagamento ou sinal, o cliente recebe o link de cobrança
Acompanhar as reservas
Na aba Agendamento, veja as reservas em Tabela ou Kanban (botões no topo). Em Filtros, refine a lista por Status, Serviço, Data do agendamento (atalhos Mês atual, Próximos 6 meses e Próximo ano, ou um intervalo de datas) e Pagamento (Sem cobrança, Aguardando, Pago ou Reembolsado; dá para marcar mais de um). Os status são Pendente, Confirmado, Cancelado, Concluído e Não Compareceu. Pelo menu de cada reserva você pode Confirmar, Concluir, marcar Não Compareceu ou Cancelar.
Para lançar uma reserva manualmente (ex.: cliente que marcou pelo WhatsApp), clique em Novo Agendamento. Para definir quem da equipe atende, veja Responsáveis em agendamentos.
Histórico de notificações
Na aba Agendamento, o botão Logs abre os Logs de Notificações: o histórico das mensagens enviadas pelo agendamento, com data/hora, tipo, canal (E-mail ou WhatsApp), destinatário e status.
- Enviado — a mensagem saiu normalmente
- Ignorado — sem contato — o cliente não tem telefone (no WhatsApp) ou e-mail (no e-mail) cadastrado, então a mensagem não foi enviada. Passe o mouse sobre o status para ver qual contato faltou
- Falha — houve um erro no envio; passe o mouse sobre o status para ver o motivo
Use os filtros do topo para ver só um canal ou só um status (Sucesso, Falha ou Ignorado).
Dica: o campo Vagas por horário é o que permite mais de um cliente no mesmo horário. Se um horário estiver "sumindo" cedo demais, confira se o valor está no número de vagas que você realmente oferece.